拯救「死线战士」 打气甩「拖」!

2020-07-11作者:
拯救「死线战士」 打气甩「拖」! 对时间管理能力欠佳的下属,Yee(左)认为主管可协助其详列工作优次,并将工作划分成多个小工序,以便监督进度。(李绍昌摄)拯救「死线战士」 打气甩「拖」! 员工延误工作的原因五花八门,包括「拖延症」、「完美主义者」、缺乏工作满足感等,Yee指其中以「拖延症」最为常见,即员工临近死线才赶工。(wildpixel@iStockphoto)拯救「死线战士」 打气甩「拖」! Yee指新世代员工普遍较为追求工作满足感,对较低阶工作往往缺乏兴趣,因而陷入拖延困局。她建议主管可与员工讲解其工作对公司的贡献,以及对员工往后发展的好处,提升其工作动力。(tuaindeed@iStockphoto)拯救「死线战士」 打气甩「拖」! 拯救「死线战士」 打气甩「拖」! 拯救「死线战士」 打气甩「拖」!

职场满布「死线战士」,绝招是拖延,不到死线一刻决不肯完成工作,令上司头痛万分。

黄慧仪(Yee)从事人力资源管理20年,讲到死线,她就以飞机航班为例:「你搭飞机会否迟到?航空公司又会不会要跟你讲需準时到达,不然会影响其他乘客?答案当然是不会。」

飞机不等人,部门运作亦理应如是。管理下属有如策骑,主管该如何拿揑好缰绳收放,让下属成为使命必达的fit马?

Yee曾任职于人力资源管理顾问公司多年,作为人力资源管理层的她,常常都需处理公司内部人事上的疑难杂症。她表示下属未能如期完成工作,原因五花八门,而主管与下属间缺乏沟通,往往让问题加深。「不少主管工作技能(technical skills)卓越,却未必具备人事技能(people skills),不擅长与下属沟通,亦未有进一步协调。」

她指出,工作延误的成因主要分为能力(skill set)和心态(mindset)两方面,「有时候下属未必是存心要迟交,而是因为能力不足或受外在因素影响,最常见的是时间管理问题,不懂安排工作次序,或因为在跟客户或团队协调上有困难,而拖慢了进度」。她强调主管要以事论事,才能对症下药。 

「完美主义者」最难处理

Yee指工作延误最常见的成因是「拖延症」,即是员工每每临近死线才赶工,而「拖延」背后各有原因。她笑说曾与不少员工沟通,对方都直认自己是「死线战士」,且没有丝毫愧色,只视为个人处事风格。「他认为在死线前完成就可以,不需要提早做。有的更proud of being a deadline fighter(对做死线战士引以自豪),觉得自己可以在死线前,短时间内完成工作,很有满足感和成就感,就先让自己鬆懈。」

然而,死线战士的下场,往往是临急抱佛脚下「战死沙场」。她说:「普遍而言,人会倾向将困难的工作押后,先做最容易完成的,但当死线将至时才遇上阻滞,便变相无法如期完成工作。」

在芸芸个案中,Yee认为「完美主义者」最难处理,因为员工并非刻意拖延,而是个性使然。「他们觉得工作成品未达心中理想水平,便宁愿拖延,再花时间去力臻完美,都不愿意按时限交未如理想的成品。」她举例,曾有部门主管迟迟未交下属的表现评估,了解之下她发现他其实是完美主义,「他觉得评估重要,想写得尽善尽美而拖拉」。

对主管来说,最棘手的是下属因怠惰而刻意拖延。「有员工熟习工作环境后,了解哪些死线不是真死线,即延误了也不会『死人』,便选择性延误,先完成他认为『比较重要』的工作。更有一些情况下,下属刻意迟交,目的是让主管在时间限制下,减低要求修改的幅度。」Yee说。

菜鸟无兴趣 老将无动力

她又指另一种刻意拖延,是基于下属工作缺乏满足感。「这情况较常见于新世代员工身上,他们普遍家庭经济负担较轻,而较追求工作上的满足感,当他们觉得自己有能力胜任较高层次的工作,就对较为入门的工作缺乏兴趣,出现拖延情况。亦有资深员工因长期任同一种工作而『滑牙』(失去动力),变得漫不经心,亦低估工作延误的后果。」

「準时与质素是同一件事﹗」

面对上述情况,主管可以如何处理?Yee形容管理下属,就如带领球队,相对于如何监督,更重要是如何指导和启发下属,令大家朝共同目标进发。她认为当情况出现,主管可先透过coaching与员工正面沟通,了解延误成因。「coaching是指主管以『教练』的角色,不带批判地引导下属反思自身问题,从而建立一个有建设性的互相反馈(feedback)的机制。」

针对因为个人因素而拖延的员工,Yee认为主管首先要清楚向下属表明期望。「作为主管,必须让下属了解到準时和质素是同一件事。比如应对完美主义型的员工,我就要跟他解释清楚,其延误对其他部门造成的影响,他不可以只着眼于自己的部分。」

分拆工序 追蹤进度

她建议主管可将下属的工作划分为多个小目标,然后作出具体的工作规划,以便追蹤进度。「举例过往曾有两间公司合併,我曾带领团队处理人事调配、架构重整等工作,分工后我会就每个下属负责的範畴,再仔细分拆小工序,订立清晰的时间线,定期跟进进度,确保整个运作畅顺。一旦有同事力有不逮,其他队员亦可以马上支援。」

若发现下属有时间管理上的不足,Yee表示主管可与下属一同审视日常工作时间表,协助其排列工序优次,或提供辅助工具,「有一些免费网上软件可以记录电脑运作情况,让员工具体掌握自己的时间运用,作为一个自我提醒」。她说当发现下属惯性拖延,主管亦可订立一个较原定早的死线(set a timeline with buffer),以推动下属提早跟进工作。

对于因缺乏工作满足感,而对工作不上心的新世代员工,Yee认为主管要尝试晓以利害。「主管要解释清楚下属所负责的工序,对公司整体运作和个人日后发展的影响。」至于因感觉工作日复如是,心态变得怠惰的资深员工,Yee认为可尝试将其调配到其他岗位,让员工从新挑战中重拾动力。

订立界线 有赏有罚

Yee强调,作为领导,必须订立明确界线,亦要赏罚分明。「比如你们做传媒行业,按时完成工作十分重要,主管需要从下属初入职时就订立底线,如果无法达到要求,提供协助后仍无法改善,即使员工能力有多高,也是与管理文化不合,即使感到可惜,也要let them go(请员工离开)。」

她说若主管发现员工刻意拖延,便需採取较强硬的措施,让员工「痛定思痛」。她指出不少大型企业都会有绩效改进计划(PIP,Performance Improvement Plan),程序如下:

一、向员工表明期望,列出要求其改善的事项;

二、定期跟进进度;三、如发现情况未能改善,则会执行惩处。

「曾有主管见到员工在工作时间,一直在上网,以致工作滞后,后来主管便要求同事参与PIP,结果是会影响他日后的薪酬调整,便让他猛然醒觉。」

萝蔔与棍,同样重要。「对于能準时交货的下属,主管亦需予以肯定,即使只是口头上讚赏一句、拍一下膊头都好,也要让下属知道,他的尽责受到认同。」

Yee说近年亦有企业会推行奖励制度,如「勤工奖」一般,表扬準时完成工作的员工。「可能有主管会认为完成工作是下属的责任,毋须额外嘉许,但其实在管理角度,有罚亦有赏才能双赢。」

文:夏绰蔓编辑/王翠丽美术/谢伟豪

电邮/feature@mingpao.com

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